Configurare trimitere facturi pe Whatsapp din eGestiune

Acest tutorial te ghideaza pas cu pas pentru a configura trimiterea automata a facturilor (si altor documente) prin WhatsApp catre clientii tai. Foloseste Meta WhatsApp Cloud API – solutia oficiala Meta, fara intermediari.

Ce vei obtine #

La final vei avea completati 4 parametri in eGestiune (Optiuni → WhatsApp):

• Meta WhatsApp Phone Number ID
• Meta WhatsApp Access Token
• Meta WhatsApp Template Name Factura
• Meta WhatsApp API Version (de obicei v21.0)

Si vei putea trimite facturi PDF direct in WhatsApp-ul clientilor tai, cu un singur click.

Inainte sa incepi – de ce ai nevoie #

1. Un numar de telefon dedicat care sa NU fie folosit deja in WhatsApp obisnuit. Daca ai deja WhatsApp pe el, trebuie sa-l dezinstalezi de pe acel numar (vei pierde istoricul mesajelor de pe acel numar). Recomandare: o cartela noua sau un numar VoIP/fix.
2. Un cont Facebook personal (nu de firma – acela vine la pasul 1).
3. Un card bancar asociat la Meta – mesajele se taxeaza per conversatie (vezi pretul detaliat la Pasul 9).
4. PDF-ul Certificatului ONRC sau alt document oficial cu numele firmei – pentru verificarea Business.
5. ~30-60 minute de munca + posibil 1-3 zile pentru aprobari Meta (Business Verification, Display Name, Templates).

1Creeaza un Meta Business Account #

1. Mergi la business.facebook.com si autentifica-te cu contul tau Facebook personal.
2. Apasa „Create Account” (in coltul dreapta sus daca nu ai deja unul).
3. Completeaza:
   • Business name: Numele firmei tale (ex: „Magazinul X SRL”)
   • Your name: Numele tau
   • Business email: Email-ul oficial al firmei
4. Confirma email-ul (vei primi link de validare).

2Verifica firma (Business Verification) #

Verificarea firmei este obligatorie pentru a putea trimite mesaje in productie.

1. In Meta Business Suite → Settings → Business Info
2. Sectiunea Business Verification → apasa „Start Verification”
3. Urca documentele cerute:
   • Certificat ONRC sau alt document oficial cu denumirea firmei
   • Adresa firmei (poate cere o factura de utilitati pe numele firmei)
4. Asteapta verificarea (de obicei 1-3 zile lucratoare).

3Adauga WhatsApp Business in cont #

1. In Meta Business Suite → meniul stang → WhatsApp Manager (sau cauta in All Tools)
2. Apasa „Add WhatsApp Business Account”
3. Va deschide un wizard care te ghideaza:
   • Display Name: Numele afisat in WhatsApp clientilor (ex: „Magazinul X”)
     • Reguli stricte: trebuie sa coincida cu brand-ul, fara cuvinte generice (ex: „Facturi”, „Suport”), fara emoji
     • Va fi aprobat manual de Meta in 24-48h
   • Categoria: alege ce se potriveste (ex: „Restaurants”, „Retail”, „Professional Services”)
   • Numarul de telefon: introdu numarul dedicat (cu prefix +40)

4. Verifica numarul prin SMS sau apel (Meta trimite cod).

4Creeaza o aplicatie Meta Developers #

1. Mergi la developers.facebook.com → autentifica-te cu acelasi cont
2. Apasa „My Apps” → „Create App”
3. La Use Case alege: „Other” (recomandat) sau „Engage with customers”
4. La App Type alege: „Business”
5. Completeaza:
   • App name: Orice (ex: „eGestiune WhatsApp”)
   • App contact email: Email-ul tau
   • Business Account: Selecteaza Business-ul creat la Pasul 1
6. Apasa „Create App” → confirma cu parola Facebook

5Adauga produsul WhatsApp in aplicatie #

1. In dashboard-ul aplicatiei → „Add Product” → cauta WhatsApp → „Set Up”
2. Va aparea sectiunea WhatsApp in meniul stang.
3. Apasa pe API Setup – aici vei vedea:
   • Phone Number ID ← NOTEAZA-L (e primul parametru pentru eGestiune)
   • WhatsApp Business Account ID (WABA ID) ← noteaza-l si pe acesta (util pentru template-uri)
   • Temporary access token (24h – nu folosi acest token in productie!)

6Inregistreaza numarul pentru Cloud API #

Acesta e un pas tehnic pe care multi il omit si apoi primesc eroarea „133010 – Account not registered”.

Optiunea A – Din interfata web (daca apare) #

1. In WhatsApp Manager → numarul tau → Settings → Two-Step Verification
2. Seteaza un PIN de 6 cifre si retine-l (NU il pierde – nu poate fi recuperat usor)
3. Aplicatia este acum inregistrata.

Optiunea B – Daca butonul „Two-Step Verification” e dezactivat #

Foloseste API-ul direct prin PowerShell:

$token = "TOKENUL_TEMPORAR_DE_24H"
$phoneNumberID = "PHONE_NUMBER_ID_DE_LA_PASUL_5"
$pin = "123456"  # alege un PIN de 6 cifre

$headers = @{ Authorization = "Bearer $token" }
$body = @{ messaging_product = "whatsapp"; pin = $pin } | ConvertTo-Json

Invoke-RestMethod -Uri "https://graph.facebook.com/v21.0/$phoneNumberID/register" `
    -Method Post -Headers $headers -Body $body -ContentType "application/json"

Daca primesti success: True, numarul e inregistrat. Salveaza PIN-ul!

7Genereaza un Token PERMANENT (System User) #

Token-ul temporar de 24h moare repede. Pentru productie ai nevoie de System User Access Token care nu expira niciodata.

1. In Meta Business Suite → Settings → Users → System Users
2. Apasa „Add” →
   • Name: ex: „eGestiune Integration”
   • Role: Admin
3. Selecteaza System User-ul nou creat → apasa „Add Assets”:
   • Apps → adauga aplicatia ta → Full Control
   • WhatsApp Accounts → adauga WABA-ul tau → Full Control
4. Apasa „Generate New Token”
   • Selecteaza aplicatia ta
   • Token expiration: Never ← obligatoriu!
   • Bifeaza permisiunile: whatsapp_business_messaging + whatsapp_business_management
5. Apasa „Generate Token” → COPIAZA-L IMEDIAT (nu mai apare niciodata) ← acesta e Access Token-ul pentru eGestiune.

8Creeaza un Template aprobat pentru factura #

In productie, NU poti trimite mesaje libere catre clienti. Trebuie sa folosesti un template aprobat de Meta. Va aproba in 1 minut – cateva ore.

1. In WhatsApp Manager → Message Templates → „Create Template”
2. Configureaza:
   • Category: Utility (foarte important – asa cade in tariful redus)
   • Name: factura_emisa_cu_document (cu underscore, lowercase – acesta va fi Template Name-ul pe care il pui in eGestiune)
   • Language: Romanian
3. Header: alege Document (ca sa atasezi PDF-ul facturii)
4. Body: foloseste variabile NUMITE (Named) si scrie EXACT:

   Furnizorul {{furnizor}} a emis factura {{serienumar}} din data {{data}}
   in valoare de {{valoare}}. Va rugam sa o achitati in termenul agreat.

5. Footer (optional): eGestiune - Aplicatii de gestiune si facturare
6. Buttons: lasa gol (NU pune Quick Reply sau Call-to-Action – complica integrarea fara beneficii)
7. La Sample values completeaza date demo:
   • furnizor = SC Demo SRL
   • serienumar = DEMO 1
   • data = 01/01/2026
   • valoare = 100,00 LEI
   • Header: urca un PDF demo
8. Trimite la aprobare (Submit)

Cand template-ul e aprobat (status APPROVED), il vei putea folosi.

9Trece aplicatia in modul Live #

In Development mode, mesajele merg doar catre numere de test (max 5). Pentru productie, treci aplicatia in Live.

1. In dashboard-ul aplicatiei → Settings → Basic
2. Completeaza obligatoriu:
   • Privacy Policy URL (adresa pe site-ul tau)
   • Terms of Service URL
   • App Icon (1024×1024 px)
   • Category: alege ce se potriveste
3. In bara de sus → toggle de la Development la Live
4. Confirma cu parola Facebook.

Dupa trecerea in Live, asteapta 30-60 minute pana se propaga – in primul interval mesajele pot returna succes API dar nu ajung efectiv.

10Configureaza in eGestiune #

1. Deschide eGestiune → meniul Optiuni → tab WhatsApp (sau cauta dupa „Meta”)
2. Completeaza:
   • Meta WhatsApp Phone Number ID: din Pasul 5
   • Meta WhatsApp Access Token: din Pasul 7 (token-ul permanent)
   • Meta WhatsApp Template Name Factura: factura_emisa_cu_document (din Pasul 8)
   • Meta WhatsApp API Version: v21.0 (lasa neschimbat decat daca Meta schimba)
3. Salveaza si reporneste aplicatia.

11Test trimitere #

1. Deschide o factura existenta
2. Apasa butonul „Trimite pe WhatsApp”
3. Selecteaza un client cu numar de telefon valid (format: 0721234567 sau +40721234567)
4. Mesajul ar trebui sa ajunga in 1-3 secunde.

Costuri Meta – sa stii ce platesti #

Meta nu taxeaza per mesaj, ci per conversatie (fereastra de 24h – poti trimite multiple mesaje in aceeasi conversatie pentru un singur cost).

Cardul tau e debitat lunar de Meta. Vezi facturile in Meta Business Suite → Billing.

Troubleshooting – probleme comune #

Eroarea „133010 – Account not registered” #

Numarul nu a fost inregistrat pentru Cloud API. Reia Pasul 6 (Optiunea A sau B).

Mesajul returneaza succes API dar nu ajunge la destinatar #

1. Aplicatia abia trecuta in Live – asteapta 30-60 minute, e timp de propagare
2. Verifica statusul WABA: Business verified? Display Name approved?
3. Verifica template-ul: status APPROVED? Nu PENDING sau REJECTED?
4. Numarul destinatar are WhatsApp instalat? Daca apare „invita la WhatsApp” cand cauti numarul, nu are.
5. Numarul nu e in lista de blocate Meta (extrem de rar – se intampla daca destinatarul a raportat anterior numarul tau ca spam)

PDF-ul ajunge dar se deschide ca fisier .bin (nu PDF) #

Problema de Content-Type pe blob-ul Azure. eGestiune are deja fix-ul – daca te lovesti de asta, regenereaza factura (urca PDF nou cu Content-Type corect).

Eroarea „131051 – Message type unknown” #

Template-ul nu exista in limba pe care o trimiti. Verifica daca ai pus language: ro (nu ro_RO sau ro-RO).

Eroarea „132001 – Template name does not exist in the translation” #

Numele template-ului in eGestiune nu coincide cu cel din Meta sau template-ul nu e aprobat. Verifica spelling EXACT (case-sensitive) si statusul APPROVED.

Eroarea „132000 – Number of parameters does not match” #

Template-ul tau nu are exact 4 variabile cu numele asteptate (furnizor, serienumar, data, valoare). Reia Pasul 8 si verifica numele variabilelor.

Tokenul expira si nu inteleg de ce #

Ai folosit token-ul temporar de 24h in loc de System User Token permanent. Reia Pasul 7.

Recomandari finale #

• Pastreaza PIN-ul de 2FA intr-un loc sigur (manager de parole). Daca il pierzi, recuperarea cere contact cu suportul Meta.
• Nu da niciodata Access Token-ul prin email/chat. Daca un partener tehnic are nevoie, regenereaza unul nou pentru el separat.
• Monitorizeaza Quality Rating-ul numarului tau in WhatsApp Manager – daca scade in Yellow sau Red, redu volumul si revizuieste continutul mesajelor.
• Nu trimite mesaje promotionale (Marketing) catre clienti care nu si-au dat acordul explicit – e cea mai rapida cale catre raportare-spam si suspendare.
• Pentru volume mari (> 1000 mesaje/zi) – cere de la Meta upgrade la Tier 2 sau superior (limite mai mari pe ora si pe zi). Se face din WhatsApp Manager.