Ghid complet eFactura în eGestiune

Din 1 ianuarie 2024, eFactura este obligatorie de urcat pentru toate facturile emise către persoane juridice din România. Urcarea facturilor se poate face dacă aveți o semnătură digitală sau prin autorizare de la contabilitate.

Dacă aveți semnătură digitală, atunci trebuie urmați pașii de la adresa https://www.anaf.ro/InregPersFizicePublic/formularjuridice.jsp pentru a avea acces în SPV pentru firma dvs. dacă nu aveți deja.

Societatea dvs. trebuie să fie înregistrată în sistemul eFactura. Doar cine are certificat digital poate opera aceasta înregistrare, intrând pe ANAF: https://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/despre_anaf/strategii_anaf/proiecte_digitalizare/e.factura unde puteți alege de sus „Autentificare certificat”.

După conectare accesați din meniul de sus „Factura electronică” și apoi „Registrul RO e-Factura (084)”. Trebuie sa se vadă la status registru, că societatea este înregistrată. Dacă nu este înregistrată, se alege „Înregistrare în Registrul RO e-Factura”, precum în imaginea de mai jos, după care se va apăsa pe butonul trimite.

Dacă nu aveți semnătura digitală, trebuie să vă autorizați cu ajutorul contabilului (nu se recomandă aceasta variantă, fiecare firma ar trebui să aibă propria semnătură digitală). De obicei acesta are semnătură digitală cu acces în SPV, pentru firma dvs. Puteți accesa fereastra dedicată pentru eFactura din meniul principal de sus: Operatiuni – eFactura

Pentru a fi autorizați în SPV, trebuie sa accesăm tabul Autorizare (1), completăm emailul persoanei cu acces în SPV cu semnătura digitală pentru firma dvs. După completare email (2), apăsăm pe butonul „Autorizare la distanta” (3). Contabilul va primi un email cu o adresă de internet (a se verifica și în SPAM). La accesarea adresei de internet, va trebuie să introducă semnătura digitală. După semnare, se va afișa o pagină cu textul „{„Message”:”Aplicatia permite acum eFactura!”}”

Când avem o confirmare, că s-a făcut autorizarea, se va putea apăsa pe butonul „Preluare token”, pentru a salva local autorizarea. După preluarea tokenului, se va putea urca eFactura sau descărca mesaje (inclusiv facturi de intrare) din SPV. Cei care au semnătura digitală nu trebuie neaparat să parcurgă acești pași de autorizare.

În tabul Iesiri vom vedea facturile emise dupa 01.01.2024 catre persoane juridice, indiferent dacă s-a urcat sau nu încă eFactura. Vom putea urca în calup facturile și de asemenea, sa facem verificările ca sunt valide facturile.

Urcarea unei facturi, se poate face și din fereastra de unde se listează factura, apăsând butonul eFactura. Pentru început, recomandăm urcarea a câtorva facturi prin procedura de mai jos, pentru a completa detaliile necesare pentru firma noastră sau pentru client. Aplicația vă va informa dacă sunt informații necompletate.

După urcarea facturilor, putem verifica dacă sunt validate cu succes, apăsând butonul „Verifica facturi selectate” (după ce se selectează toate facturilor dorite). Dacă la ultimul status avem „Validata, fara erori” atunci totul este perfect.

În cazul în care aveți alt mesaj, se poate da dublu click pe factura respectivă și se vor afișa toate mesajele descărcate pentru acea factură sau puteți merge în tabul „Mesaje + facturi primite”, unde puteți vizualiza eventualele erori de la trimiterea facturilor, precum și facturile de intrare primite. Facturile de intrare se pot prelua automat și să generăm NIR-ul.

Dacă avem la tip „ERORI FACTURA”, putem apăsa pe butonul „Descarca mesaj” și ne va afișa mesajul de la SPV cu erorile. eGestiune previne majoritatea erorilor posibile și vă da mesaj înainte de a trimite factura, dacă ceva nu e completat corect. Dacă totuși aveți probleme, se poate posta eroarea pe forum, la adresa: https://portal.egestiune.com/boards/forum/5/erori-de-validare

Dacă apăsăm pe butonul „Descarca mesaj” pentru o factură primită, se va deschide fereastra de mai jos, unde putem corela produsele furnizorului cu produsele noastre, apăsând intâi „Verifica corelari” și apoi putem șă corelăm produsele. Automat se va căuta după codul de produs, iar dacă avem codul de bare urcat de furnizor, aceste lucru se va face foarte ușor.

eGestiune oferă flexibilitate și ușurință în implementarea eFactura!

Powered by BetterDocs

Lasă un comentariu

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *